El estado de Green Mountain se vuelve más verde

Las oficinas probablemente nunca estarán completamente sin papel, a pesar de la profecía tecnológica de larga data de lo contrario. Pero aún es posible lograr fuertes reducciones en el uso de papel, como está tratando de demostrar una agencia estatal de Vermont.

Vermont Departamento de Información e Innovación (DII) maneja las adquisiciones de TI para el estado, y gran parte de ese trabajo requiere mucho papel. La agencia establece contratos con proveedores externos, como proveedores de software antivirus o vendedores de hardware, para mantener la infraestructura tecnológica del gobierno estatal. Es posible que un contrato determinado manejado por el DII deba ser visto y aprobado por varias personas antes de que pueda ser aceptado, y cada paso aún requiere impresión y firma a mano. La DII podría manejar 80 contratos de este tipo en un mes.

Hace aproximadamente un año, los funcionarios de la agencia comenzaron a intentar que el proceso fuera más eficiente y menos costoso confiando más en las herramientas en línea. El DII se convirtió en un probador beta de software de IBM y Silanis que permite a los empleados de la agencia firmar un documento digitalmente agregando un poco de datos que verifican y registran la identidad del firmante electrónicamente, sin la necesidad de una letra única. Luego, el sistema alerta automáticamente a la siguiente persona en la fila que es su turno de revisarlo. No es necesario pasar un documento físico para recopilar firmas. El flujo de contratos a través de la organización ya no está limitado por la velocidad al caminar de los empleados.



Medidas similares en cualquier organización podrían generar ahorros que se acumulan rápidamente. Ken Bisconti, director de la división Enterprise Content Management de IBM, dice que cuando las empresas dejan de imprimir correos electrónicos y otros documentos que nacen digitales, pueden reducir el consumo de papel entre un 80 y un 90 por ciento. François Ragnet, director de programas del Centro de investigación de Xerox que se centra en la tecnología de documentos, prevé un futuro en el que muchos más documentos se almacenan en línea y se actualizan automáticamente, por lo que el papel solo se necesita en circunstancias limitadas.

Por ahora, sin embargo, el papel se puede minimizar solo hasta cierto punto, dice Kris Rowley , director de seguridad de la información de la DII. Las versiones finales de los contratos aún deben imprimirse y archivarse físicamente. Y no todos los departamentos del gobierno estatal están dispuestos o pueden utilizar firmas electrónicas. El papel en la oficina nunca va a desaparecer '', dice Rowley. Tampoco está segura de cuánto dinero le ahorrará el esfuerzo. Aún así, espera que el DII pueda hacer su parte para reducir la brecha anticipada de $ 153 millones en el presupuesto estatal. Vermont siempre ha sido un tema ecológico, dice, y se desperdicia una gran cantidad de papel; no hay necesidad de hacerlo, especialmente con la tecnología en la que está funcionando.

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